Das Qualitätssystem einer Inspektionsstelle, die gemäß der Norm ISO/IEC 17020:2012 vorgeht, muss in einem sogenannten Quality Manual, oder auch Qualitätshandbuch dokumentiert sein. Dieses System muss verdeutlichen, wie die Inspektionsstelle erreicht, dass die Anforderungen, die seitens der Norm ISO/IEC 17020:2012 und etwaiger ergänzender Anforderungen gestellt werden, bleibend erfüllt werden.

Die Norm ISO/IEC 17020:2012 verlangt im Unterabschnitt 8.2.1 das Folgende:

Die oberste Leitung der Inspektionsstelle muss Regelungen und Ziele zur Erfüllung dieser Internationalen Norm festlegen, dokumentieren und aufrechterhalten sowie sicherstellen, dass die Regelungen und Ziele auf allen Ebenen der Organisation der Inspektionsstelle anerkannt sind und verwirklicht werden.

Diese Anforderung ist einschlägig für Inspektionsstellen des Typs A, des Typs B und des Typs C.

Anforderungen in Unternehmenspolitik umsetzen

In Anbetracht der Tatsache, dass die Anforderungen der Norm ISO/IEC 17020:2012 abstrakt gehalten sind (die Norm ist schließlich für alle Arten von Inspektionsstellen geeignet), sollte die Inspektionsstelle als Erstes diese abstrakten Anforderungen in eine konkrete Unternehmenspolitik (Regelungen) umsetzen. Anders ausgedrückt: das Management sollte erläutern, wie es sich vorstellt, wie die Anforderungen in der eigenen Organisation implementiert werden können und welche Anstrengungen man auszuführen beabsichtigt.

Das Management sollte in seiner Unternehmenspolitik (in seinen Regelungen) auch aufzeigen, wie die Organisation mit zusätzlichen Anforderungen umgehen wird, beispielsweise Vorschriften der DAkkS , ILAC oder der EA und Kriterien, die von etwaigen Standards zu Inspektionsmethoden vorgegeben werden.

Das Dokument, in dem das Management seine Unternehmenspolitik (Regelungen) im Hinblick auf die, der Inspektionsstelle auferlegten, Anforderungen erläutert, wird “Quality Manual” oder auch QM-Handbuch bzw. Qualitätsmanagement-Handbuch genannt. Hiermit wird einer der Bestimmungen des Unterabschnitts 8.2.1 erfüllt, nämlich das Festlegen der ‘policies’, also der Unternehmenspolitik (die Regelungen).

Unternehmenspolitik in Ziele umsetzen

Wenn deutlich ist, woraus die Unternehmenspolitik (die Regelungen) der Inspektionsstelle besteht, kann diese Politik in konkrete Ziele umgesetzt werden. Die Inspektionsstelle möchte nämlich die Kriterien der Norm ISO/IEC 17020:2012 erfüllen und sollte dies beweisen können sowie die Vermutung rechtfertigen können, dass die Organisation bleibend die gestellten Anforderungen erfüllen wird.

Die sich aus der Unternehmenspolitik ergebenden Ziele sollten Spezifisch, Messbar, Akzeptiert und Realistisch sein. Mit der Formulierung der Ziele (“Objectives”) ist der zweite Teil des Unterabschnitts 8.2.1. der Norm ISO/IEC 17020:2012 somit erfüllt.

Verfahren

Sobald deutlich ist, welche Ziele erreicht werden sollen, mit denen bewiesen werden kann, dass die Inspektionsstelle bleibend die an sie gestellten Anforderungen erfüllen wird, können die Unternehmensprozesse inventarisiert werden. Diese Verfahren, oder auch Prozesse, zeigen die Wege, die eingeschlagen werden müssen, um die Ziele zu realisieren.

Die Verfahren können mit einfachen Flussdiagrammen abgebildet werden. Das vollständige Formulieren der Verfahren ist nicht nötig. In den Flussdiagrammen muss enthalten sein, auf Grund welcher Informationen ein Verfahren gestartet (Input) wird und zu welchen Informationen das Verfahren führt (Output). Ein Verfahren ohne Output ist sinnlos; ohne Output kann nicht festgestellt werden, dass ein Verfahren tatsächlich ausgeführt wurde.

Der Output eines Verfahrens muss ein Ziel abdecken, das sich aus der Unternehmens-politik (aus den Regelungen) ergibt. Der gesamte Output sollte beweisen, dass alle Ziele erreicht werden. Wenn alle Ziele erreicht wurden, zeigt eine Inspektionsstelle hiermit, dass die Unternehmenspolitik realisiert wird. Falls die Unternehmenspolitik realisiert wurde, sind die Anforderungen der Norm ISO/IEC 17020:2012 erfüllt.

Mit der Ausarbeitung von Verfahren wird nachgewiesen, dass eine Inspektionsstelle die Anforderungen des Unterabschnitts 8.2.1. erfüllt, nämlich dass die Unternehmenspolitik (die Regelungen) und die Unternehmensziele in der Organisation implementiert sind.

Aufzeichnungen

Der Output der Verfahren wird von den Aufzeichnungen der Inspektionsstelle gebildet. Von jedem zu realisierendem Ziel sollte eine Aufzeichnung erfolgen, mit der messbar gemacht wird, wie das Ziel realisiert wurde.

Zum Einrichten eines Qualitätssystems und zu dessen Dokumentation in einem Quality Manual (QM-Handbuch) bietet unsere 17020-Akademie einen eintägige Schulung an.