Eines der größten Probleme mit Inspektionsberichten ist, dass hinterher aus dem Bericht eigentlich nicht ersichtlich ist, was der Inspektor dort genau ausgeführt hat, um eine (Non-) Konformität festzustellen. Oft steht in einem Inspektionsbericht nichts weiter als ‘JA’ oder ‘NEIN’, ‘Konform’ oder ‘Nicht Konform’ bzw. ‘Erfüllt’ oder ‘Nicht erfüllt’. Der Empfänger des Inspektionsberichts wird dies allerdings nicht so häufig als Manko sehen, schon gar nicht, wenn alle inspizierten Punkte als konform bewertet wurden. Er hat nämlich die Inspektion gut überstanden und kann dies zudem der Außenwelt beweisen.

Für die Inspektionsstelle ist der Mangel an Informationen darüber, was der Inspektor genau ausgeführt hat allerdings schon ein großes Problem. Die sogenannte ‘defizitäre Berichterstattung’ erschwert die Aufsicht über die korrekte Ausführung der Inspektionen und schwächt die Position der Inspektionsstelle, wenn hinterher Fragen zur Richtigkeit der Berichterstattung gestellt werden.

Um Probleme auszuschließen, empfiehlt es sich, die Inspektoren auf die folgenden Punkte hinzuweisen:

• Notieren Sie, wann Sie eine Stichprobe genommen haben und erwähnen Sie genau den Inhalt und den Umfang dieser Stichprobe.
• Notieren Sie im Inspektionsbericht, die (relevanten) Umstände, unter denen die Inspektion stattgefunden hat.
• Notieren Sie die Kennzeichnungsnummern der verwendeten Messmittel.
• Sorgen Sie für eine unmissverständliche Benennung des Inspektionsgegenstands (des inspizierten Objekts).
• Verdeutlichen Sie, worauf die Konformitätsbeurteilungen basieren (z.B. auf objektiven Beobachtungen oder ob man die Informationen per Interview erhalten hat).

Unterabschnitt 7.4.2 der Norm ISO/IEC 17020 verlangt in Bezug auf den Inspektionsbericht das Folgende:

Alle Inspektionsberichte/Inspektionsbescheinigungen müssen sämtliche der folgenden Angaben enthalten:

a) Kennzeichnung der ausstellenden Stelle;

b) eindeutige Bezeichnung und Datum der Ausstellung;

c) Datum (Daten) der Inspektion;

d) Identifizierung des/der Gegenstandes/Gegenstände, der/die inspiziert wurde/n;

e) Unterschrift oder ein anderer Hinweis auf Bestätigung durch autorisiertes Personal;

f) wo zutreffend eine Konformitätsaussage;

g) die Inspektionsergebnisse, es sei denn, die in 7.4.3. beschriebene Ausnahme trifft zu.

Außerdem ist es sinnvoll, möglichst viel, auch den optionalen Inhalt im Sinne der Beilage B (ISO/IEC 17020:2012), in den Inspektionsbericht aufzunehmen, wobei als Ausgangspunkt gelten sollte, dass in dem Inspektionsbericht ein möglichst vollständiges und genaues Bild der Inspektionsergebnisse und der Art und Weise, wie diese Ergebnisse zu Stande gekommen sind, vermittelt werden sollte.

Wer schreibt, der bleibt …